Услуги:

 

Локальные нормативные акты в организации

Обязательные документы организации

Что представляет из себя локальный нормативный акт и для чего он нужен в организации? Трудовое законодательство РФ не запрещает устанавливать в организации положения, на которые работники могут ссылаться, главное – чтобы они содержали нормы трудового права и были не в ущерб ни самим работникам, ни работодателю.

Таким образом, локальный нормативный акт можно охарактеризовать так – это нормы, действующие в конкретной организации, утвержденные приказом работодателя в целях улучшения условий труда и дисциплины.

Такие акты после их официального утверждения обязательны для исполнения всеми работниками. Так как в Трудовом кодексе РФ и иных законах нет четкого предписания относительно того, какие документы необходимо иметь в организации, каждый руководитель самостоятельно решает какие документы следует ему разрабатывать с учетом профессионального направления компании.

Необходимо учитывать один очень важный момент, что локальные нормативные акты также как и нормативно-правовые акты должны создаваться таким образом, чтобы их можно было использовать многократно и длительный период времени. Документы должны распространять свое действие на всех сотрудников организации, а не на одного иди два лица, работающих в организации/

По большому счету, локальные нормативные акты – это правила поведения в компании, обязательные для исполнения всеми работниками организации.

Локальные нормативные акты организации бывают двух видов:

  • акты, которые должны приниматься руководителем организации в обязательном порядке;
  • акты, которые носят второстепенный характер, то есть наличие которых в организации не обязательно.

В Трудовом кодексе указано, что дисциплина труда — это обязательное для всех работников подчинение правилам поведения, определенным в соответствии с Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.

Правила внутреннего трудового распорядка – это локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Таким образом, Правила внутреннего трудового распорядка можно отнести к обязательному локальному нормативному акту, наличие которого в обществе обязательно. Далее идут Правила по обеспечению безопасных условий и охране труда, Положение о хранении персональных данных работников, Положение о нормированном рабочем дне, штатное расписание, приказы и иные документы. Распишем всё более наглядно.

В первую очередь, к обязательным локальным нормативным актам относятся:

  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • Правила по обеспечению безопасных условий и охране труда;
  • Положение о нормированном рабочем дне;
  • Положение о порядке хранения персональных данных работника.

К локальным нормативным актам также отнесены:

  • штатное расписание;
  • трудовой договор на каждого сотрудника;
  • должностная инструкция;
  • приказы о приеме, переводе, увольнении работника;
  • иные приказы руководителя организации;
  • графики отпусков;
  • положение о структурном подразделении и т.д.

Множество споров связано с таким локальным актом как коллективный договор. Безусловно, в законодательстве о труде часто упоминается об этом документе, однако нигде не регламентируется его обязательное наличие в организации.

Коллективный договор – это акт, который регулирует трудовые отношения между работником и работодателем, обеспечивая каждой стороне платформу для реализации социальных задач на правовом поле.

Для большинства организаций принятие такого документа весьма удобно, так как в нем могут быть объединены и правила внутреннего трудового распорядка, и перечень специальностей, которые следует относить к особой категории работников, имеющих право на социальные выплаты, и порядок работы с ненормированным рабочим днем.

В одном документе возможно подробно расписать порядок выплаты премий и поощрений, порядок предоставления отпусков, графики работы в выходные и праздничные дни и т.д. И, все же, несмотря на удобство применения коллективного договора, следует иметь в виду, что любой договор – это прежде всего сделка двух и более лиц, поэтому в одностороннем порядке принять такой документ невозможно.

Коллективный договор должен обсуждаться сторонами, а в случае каких-либо претензий со стороны работников, положения договора должны быть исправлены с учетом требований закона и разумности заявленных требований.

Возможно, именно поэтому работодатели не спешат заключать коллективные договоры с работниками, поскольку условия таких договоров диктуют сами подчиненные в равной степени с работодателем. Локальные нормативные акты должны регулировать трудовые взаимоотношения между работником и работодателем, не должны быть односторонними и носить характер кабальной сделки.

Они не должны принуждать работников что-либо делать и ухудшать их положение, так как документ, в котором не соблюдены нормы трудового права будет считаться недействительным. Законодательство о труде обязывает соблюдать правила, установленные локальными нормативными актами не только работников, но и, в первую очередь, работодателей.

Рекомендации по оформлению документов

Для того, чтобы грамотно подготовить локальные нормативные акты следует придерживаться некоторых правил, которые используются при подготовке любого документа. Условно информацию в документе можно поделить на несколько составляющих: название документа, порядок его утверждения, содержательная часть, ознакомление с документом и его подписание ответственными лицами.

В целях реализации требований Трудового кодекса Российской Федерации Государственный комитет Российской Федерации по статистике вынес Постановление от 5 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», согласно которому большинство локальных нормативных актов можно разработать, основываясь рекомендательными нормами данного Постановления.

Унифицированные формы первичной учетной документации, представленные в Постановлении от 5 января 2004 г. №1 носят рекомендательный характер и распространяются на все виды собственности, поэтому любая организация может взять за основу унифицированную форму какого-либо документа для подготовки окончательного варианта локального акта организации.

Разумеется, наличие унифицированных форм упростило задачи кадровых служб по разработке документации организации, так как значительно сокращается время для подготовки документа и претензии со стороны инспекторов по труду маловероятны, но каждая организация не может работать по общему шаблону, поэтому доработка документов является обязательной.

Как правило, любой локальный нормативный акт содержит несколько страниц и обладает индивидуальными особенностями, но схожесть каждого документа заключается в том, что в нем должны быть указаны: наименование организации, в которой будет применяться данный документ, название документа, место составления документа, дата и номер регистрации, кем утверждается документ.

Существует несколько ключевых моментов, которые следует знать. Во-первых, название организации должно указываться в соответствии с учредительными документами, а не так как принято называть компанию в разговорной речи. Во-вторых, некоторые локальные нормативные акты могут содержать графики или таблицы, поэтому очень важно последовательно раскрывать информацию о документе, поскольку в противном случае это может привести к неправильному толкованию документа.

Например, если рассматривать Положение о структурном подразделении, то неизменным условием будет отражение специфики профессиональной деятельности организации с подробным указанием на функции, задачи, ответственность, права и обязанности подразделения.

В качестве дополнительной информации в данном Положении можно указывать режим работы, а также контактные данные ответственных лиц и т.д. с прилагаемыми схемами или таблицами. Главной задачей каждого локального нормативного акта является доступность и ясность информации, которую работодатель хочет донести до каждого сотрудника организации.

Если локальный нормативный акт имеет приложение, его следует обозначить отдельной ссылкой. Как правило, Приложение обозначается в правом верхнем углу с указанием на порядковый номер, дату того локального акта, к которому оно относится. Далее в локальном нормативном акте следует указать место для подписи исполнителя и лиц, с которыми данный документ был согласован.

Подпись на документе должна включать должность ответственного лица с расшифровкой. Много вопросов связано с ситуациями, когда должностное лицо, которое должно подписать локальный нормативный акт временно отсутствует.

Конечно, если документ нужно донести до работников в срочном порядке, никто не будет ждать, когда данное лицо выйдет на работу, в таких случаях всегда назначается заместитель, который ставит отметку «И.О.» и подписывает. Если документ вызывает какие-либо замечания, они должны быть оформлены на отдельном листе с указанием сроков доработки документа.

Обращаем внимание на некоторые рекомендации, которыми часто пользуются работники кадровых служб при оформлении локальных нормативных актов:

  • при заключении трудовых договоров или должностных инструкций, следует обращать внимание на правильное название специальностей и руководствоваться классификатором должностей;
  • вновь принимаемый работник должен быть под роспись ознакомлен с действующими в организации локальными нормативными актами, в частности с положением о порядке обработки персональных данных;
  • очередность предоставления отпусков не должна противоречить графику предоставления отпусков;
  • любой локальный нормативный акт должен разрабатываться с учетом мнения представительного органа работников, если такой орган в организации создан.

Теперь стоит уделить внимание порядку утверждения локального нормативного акта и ознакомлению с ним сотрудников. Это два обязательных условия без которых ни один локальный нормативный акт не будет иметь юридической силы.

Утверждение документа может происходить следующим образом: руководитель организации может принять приказ, в котором будет указано положение, которое утверждается в организации. Далее утверждается сам локальный нормативный акт. Датой регистрации документа будет являться дата утверждения локального нормативного акта. В самом акте подпись лица, утвердившего документ будет также обязательной.

Так как Трудовой кодекс РФ обязывает всех работодателей знакомить под роспись работников с принимаемыми локальными нормативными актами, особые правила предусмотрены для случаев ознакомления с локальными нормативными актами лиц, поступающих на работу.

Будущий работник должен ознакомиться с локальными нормативными актами при заключении трудового договора, поставив свою подпись либо на самом акте, либо на отдельном листе. Виза об ознакомлении включает наименование должности работника, его личную подпись, ее расшифровку и дату.

Срок, в течение которого работодатель должен ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами в трудовом законодательстве не установлен, но руководитель должен принять все возможные меры для того, чтобы его ускорить.

Если документов нет?

Судебная практика показывает, что большинство поступающих в суд исков от уволенных работников разрешается в их пользу. С чем это связано? Определенно, главной составляющей судебных споров в организации является наличие или отсутствие локальных нормативных документов в обществе, так как при изучении предмета спора суд будет исследовать материалы дела, а также делать вывод о законности применения со стороны работодателя правил, установленных в организации.

Для работодателя наличие локальных нормативных документов будет являться существенным плюсом, поскольку работнику будет сложно опровергать факт, например, премирования, если в обществе разработано и применяется данное положение.

Отсутствие локальных нормативных актов в организации или применение таких актов, которые противоречат трудовому законодательству, напротив, может привести к отрицательным последствиям.

Приведем пример, крупное предприятие выпускает какие-либо насосные установки и успешно развивается. В цехе происходит авария и рабочий получает производственную травму, а работодатель не желает признавать своей вины, ссылаясь на то, что работник был невнимателен во время работы станка.

Как разрешить спор и действительно ли производственная травма – это вина работника? Разумеется, отвечая на этот вопрос можно предположить, что вина, возможно, была работника, но если посмотреть в корень проблемы, первым, за что можно зацепиться это имелось ли на предприятии положение о безопасности труда и порядке проведения инструктажа техники безопасности.

На любом производстве этот документ является основным, так как любой работник не застрахован от получения травм на производстве и должен знать как правильно использовать технику. Если организация такой инструктаж с работником не проводила, вина будет полностью со стороны работодателя. Далее следует второй вопрос: какую ответственность будет нести работодатель в случае отсутствия в организации основного локального нормативного акта. Безусловно, организация может попасть под штрафные санкции контролирующего органа, а работодатель привлечен к административной, реже к уголовной ответственности.

В связи с применением на практике положений Кодекса об административных правонарушениях, вопросы, связанные с наличием в обществах локальных нормативных актов особенно актуальны из года в год, так как работники с каждым годом увереннее себя чувствуют в правовой среде и знают куда обращаться в случае нарушения из прав.

Например, Кодексом об административных правонарушениях РФ установлено, что нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

Дисквалификация заключается в лишении физического лица права занимать должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, осуществлять управление юридическим лицом и т.д. Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей.

Вывод можно сделать следующий, что отсутствие минимальных локальных нормативных актов – это всегда плохо для любого предприятия, так как такими актами защищаются права работодателей в целом, но следует не забывать, что формальное нахождение локальных актов противоречащих нормам трудового права, хуже чем их полное отсутствие.

Законность ограничений

Случается так, что в крупных организациях руководители часто пытаются придумать способы лишить работника премии или иного поощрения, если он нарушит какое-либо правило, установленное в организации.

Именно поэтому все большую популярность приобретают Правила внутреннего трудового распорядка. Если дать волю, то вдохновению работодателей, наверное, не будет предела, так как именно в таком документе можно указать какую одежду должен носить работник, какой марки, какой цвет одежды должен доминировать в одежде или какой длины должна быть юбка у подчиненной.

Иногда, завышенные требования работодателей являются причиной увольнения сотрудников или конфликтов. Например, работодатель может указать на то, что если сотрудник явится на работу в джинсах или костюме, который не будет считаться деловым, он будет оштрафован или лишен премии на 100%.

Действительно, законны ли такие ограничения по отношению к сотрудникам и какими нормами нужно руководствоваться, чтобы защитить свое право?

Следует понимать, что локальные нормативные акты – это прежде всего, рекомендации, которые работник должен соблюдать в целях поддержания дисциплины труда, однако случается и так, что неоднократное нарушение требований локальных актов будет служить законным основанием для увольнения сотрудника.

Например, если работник ежедневно опаздывает на работу, а штрафы и иные наказания уже не помогают, суд может встать на сторону работодателя, поскольку последний может доказать, что это порочит репутацию компании и приводит к нарушению сроков исполнения должностных обязанностей. Что выбрать в таком случае работодателю: держать нерадивого подчиненного или найти другого специалиста и дать ему шанс развиваться в компании, принося ей пользу?

Давайте не будем так критичны и попробуем побывать в шкуре работодателя, чтобы понять его решение. На самом деле, ни один руководитель никогда не уволит сотрудника, если тот будет уважать правила компании. Безусловно, законодательство о труде создано таким образом, что стороны могут его видоизменить или дополнить, поэтому если закон позволяет обозначать такие условия, которые будет выгодны для работодателя, но будут вызывать гнев у работника, стороны должны находить компромисс цивилизованным путем, к примеру, способом прямого диалога между собой.

Практика показывает, что завышенные требования к сотрудникам часто сопровождаются более высокой зарплатой, так как работодатель диктует свои правила, а работать в такой компании или найти «что-то попроще» решать только сотруднику.

Конечно, для того, чтобы иметь стабильный доход и продвижение по карьерной лестнице работникам ничего не остается как терпеть прихоти начальника и, стиснув зубы, играть по его правилам. Действующее законодательство о труде настолько ограничивает информацию о локальных нормативных актах, что работодателю ничего не остается делать, как вносить в них ту информацию, которая будет выгодна ему.

Тем не менее, решать законны ли положения локальных нормативных актов в компании или нет может только суд, на основании глубокого анализа и прецедентов, имеющих место когда-либо быть в трудовом праве.


Советуем почитать:

Компания

Это интересно

Законы и кодексы

Мы работаем

Пн 9.00 - 18.00Чт 9.00 - 18.00
Вт 9.00 - 18.00Пт 9.00 - 18.00
Ср 9.00 - 18.00Сб, Вс ---